College van B&W der Gemeente Amersfoort

T.a.v. de Burgemeester, mevrouw A. van Vliet-Kuiper

Amersfoort, 13/14 april 2004.

Geachte mevrouw van Vliet-Kuiper,

Op grond van artikel 37 reglement van orde voor de raad, wil de Burger Partij Amersfoort

( BPA ) graag de volgende vragen aan het college van B&W stellen.

Sinds de inwerkingtreding van de nieuwe gemeentewet, op 7 maart 2002, rust overal in Nederland op een college een actieve inlichtingen / informatieplicht richting alle raadsleden van die betreffende gemeente. Ook als Amersfoorts gemeenteraadslid wil ik, o.a. voor mijn controlerende taak, steeds door het college actief geïnformeerd worden over belangrijke zaken.

Artikel 169 lid 4. van de nieuwe Gemeentewet in deze is helder: Zij ( het college ) geven de raad vooraf inlichtingen over de uitoefening enz. indien de uitoefening ingrijpende gevolgen kan hebben voor de gemeente ( Zie in dit verband ook de Handreiking : De actieve informatieplicht van het college van burgemeester en wethouders. Uitgave: Vernieuwingsimpuls Dualisme en lokale democratie )

Wat ingrijpende gevolgen zijn is natuurlijk voor meerdere uitleg vatbaar, maar een dringend verzoek van de secretaris-generaal van de Europese Commissie, over een vermoeden dat gemeentelijke overheidsopdrachten voor de uitvoering van werken ten onrechte niet Europees zijn aanbesteed, lijkt mij zeker tot die zaken behoren die de actieve inlichtingen / informatieplicht van het college betreffen.

Recent, op 15 maart 2004, heeft het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties aan het college van B&W een verzoek gedaan namens de Europese Commissie over het vermoeden dat er, in de publiek-private samenwerking in onze stad, overheidsopdrachten niet Europees zijn aanbesteed. Deze informatie ontving ik , als raadslid, pas op 9 april, ( ongeveer 4 weken later dus ! ) maar ook slechts nadat ik er bij verschillende bronnen binnen het Stadhuis er zelf meerdere malen indringend om had moeten vragen.

Dit vind ik niet actief informeren en dus onjuist en niet stroken met de nieuwe gemeentewet.

Actief informeren betekend naar mijn mening binnen 24 tot 48 uur. Dit is met e-mail zeer goed mogelijk waarbij evt. fotokopieën altijd kunnen worden na gezonden met de raadspost. Overigens was het college wel van plan deze informatie voor te leggen aan de commissie ECO, maar die komt pas op 15 april bij elkaar. ( Ruim 4 weken na binnenkomst van bedoeld schrijven ) Bovendien zitten in de commissie ECO lang niet alle raadsleden, en de actieve inlichtingen / informatieplicht strekt zich uit na alle raadsleden in de gemeente.

1. Wilt u als college er voor zorg dragen dat er op de kortst mogelijke termijn door het college uitvoering wordt gegeven aan de actieve inlichtingen / informatieplicht richting alle raadsleden ?
2. Recent is ons college gevallen omdat er door de betreffende wethouder een brief van de provincie Utrecht niet onmiddellijk was doorgestuurd aan de gehele raad. Bent u met de BPA ook van mening dat het bedoelde Europees verzoek ( met evt. ingrijpende gevolgen voor de stad ) alle raadsleden ook onmiddellijk had moeten bereiken ?
3. Zo nee, waarom dan niet ?
4. Zo ja, waarom is dat dan niet onmiddellijk gebeurt ?
5. Waarom maakt het college in deze niet meer gebruik van het medium e-mail ?
6. Wanneer denkt het college de actieve inlichtingen / informatieplicht richting alle raadsleden, in samenspraak met de communicatiemedewerkers van de gemeente, geheel op orde te hebben ?
7. Gaat het college deze actieve inlichtingen / informatieplicht in samenwerking met de griffier vast leggen in een verordening of iets dergelijks ?
8. Zo ja, hoe en op welke termijn ? Immers de nieuwe gemeentewet is inmiddels twee jaar oud ( 7 maart 2002 ) en Amersfoort heeft tot op heden nog niets concreet geregeld.

In afwachting van uw spoedige schriftelijke beantwoording,

__________________________________________________________________________________

ANTWOORD van burgemeester en wethouders (verzonden d.d. .. 2004).

__________________________________________________________________________________

1. De actieve informatieplicht van het college ten opzichte van de gemeenteraad krijgt gestalte door:

1. het (gemotiveerd) aanbieden van stukken aan de raadscommissies (ter peiling, informatie (bespreking), kennisneming, voorbereiding raad of vaststelling) en aan de gemeenteraad;
2. het gebruikmaken van de mogelijkheid door (leden van) het college om mededelingen te doen tijdens vergaderingen van de raadscommissies en de gemeenteraad;
3. als aanvulling op het onder a. en b. genoemde: een brief sturen aan de raadscommissies en/of de gemeenteraad indien de zaak spoedeisend is of als deze om een andere reden niet in de reguliere ‘stukkenstroom’ en vergaderorde is in te passen;
4. het aan de leden van de gemeenteraad per e-mail verzenden van de Besluitenlijst B en W zodra deze is opgemaakt (meestal op de dag nadat betreffende besluiten zijn genomen);
5. het aan de leden van de gemeenteraad per e-mail verzenden van alle persberichten, waaronder de persberichten betrekking hebbend op (een selectie van) de besluiten van de wekelijkse collegevergaderingen, zo mogelijk nog op dag van besluitvorming.

2. Nee. Het college heeft in zijn vergadering van 30 maart 2004 kennis genomen van en een procedurebesluit genomen over de brief van de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties met bijbehorende kopie van de brief van de Europese Commissie over de opdrachtverlening ‘werken Vathorst’. Een van de besluiten van het college was de correspondentie ter kennis te brengen van de raadscomissie Economische Zaken (ECO). Deze is op 1 april op de lijst van ingekomen stukken van ECO geplaatst en ter inzage gelegd. De lijst is dezelfde dag rondgestuurd. Zie verder ook het antwoord op vraag 1 onder d.

Het college vindt dan ook dat het op correcte wijze aan zijn actieve informatieplicht heeft voldaan.

3. en 4. Zie het antwoord onder vraag 2.

5. Zie het antwoord op vraag 1 onder d en e.

Bij het informeren van de raad wordt gestreefd naar een evenwicht tussen de behoefte van de raad om enerzijds zo geïnformeerd te zijn dat hij zijn taken zo goed mogelijk kan vervullen en anderzijds niet bedolven te worden onder Informatie. Zie ook nummer 6 van de Richtingwijzers Raad, die handelt over ‘informatie’.

Ook wat de vorm betreft zijn afwegingen gemaakt voor het verzenden/beschikbaar stellen van stukken: per gewone post, per e-mail, door plaatsing in het Raadsinformatiesysteem (RIS) op Intranet of via ter inzage leggen in de Raadskast, dan wel een combinatie hiervan. Bij die afweging spelen behoefte, urgentie en efficiëntie een rol.

6. Het college is van mening dat het zijn actieve informatieplicht ten opzichte van de gemeenteraad in het algemeen afdoende vervult. De door het presidium van de gemeenteraad vastgestelde Richtingwijzers Raad - voor het eerst verschenen in september 2002 en geactualiseerd in maart 2004 – bieden een goed kader en in vrijwel alle situaties ook voldoende handvatten.

De bestuurscrisis van eind vorig jaar is echter wel aanleiding geweest om de werkwijzen nog eens tegen het licht te houden. Het gaat dan met name om het vroegtijdig onderkennen van de gevoeligheid van bepaalde beleidskwesties en het daarop afstemmen van de vorm waarin en het moment waarop de raad wordt geïnformeerd (maatwerk). Voor 1 juni a.s. komt het college met een uitwerking.

7. De door de VNG uitgegeven handreiking en de eerdergenoemde Richtingwijzers Raad van onze eigen gemeente vormen een stevig kader. Het college ziet meer heil in bewustwording en voorlichting dan in nog meer regels.

8. Zie de antwoorden op de vragen 6 en 7.

9. Het college hecht aan een goede informatie-uitwisseling, opdat de verschillende gemeentelijke bestuursorganen tot goed afgewogen besluiten komen.

De informatie-uitwisseling tussen college en raad is volgens ons drieledig: actief, ‘verlengd’ actief en passief.

1. Voor de invulling van de actieve informatieplicht: zie het antwoord op vraag 1 en met name de Richtingwijzers Raad nummer 1 en 6.
2. ‘Verlengd’ actief noemen wij het beschikbaar stellen van informatie in het Raadsinformatiesysteem op Intranet. Het Amersfoortse RIS is rijk gevuld; ook de besluitenlijsten van het college en alle achterliggende stukken die in de collegevergaderingen op tafel hebben gelegen zijn er bijvoorbeeld in te vinden. En alle raadstukken natuurlijk. Met behulp van door de gemeente beschikbaar gestelde computers en faciliteiten kunnen de raadsleden de stukken op een door hen gewenst tijdstip raadplegen.
3. De ‘passieve’ informatieplicht heeft betrekking op alle informatie die het college verstrekt, schriftelijk of mondeling, op verzoek van (leden/fracties van) de gemeenteraad. In nummer 9 van de Richtingwijzers Raad staan deze opgesomd. De raad kan deze instrumenten uiteraard naar eigen inzicht aanwenden.

10. en 11. Zie het antwoord op vraag 9.